Mis ocho reglas para una reunión exitosa.

Las reuniones de trabajo son siempre un dolor de cabeza, mientras más gente más complicadas: sean académicas, en la oficina, en una nueva empresa, para hacer un trabajo escolar. Estos son mis consejos para que las reuniones sean más productivas:

1. Antes de convocar una reunión, pregúntate: ¿es realmente necesario la reunión?, ¿o podemos conseguir los mismos fines por otros medios (correos electrónicos, llamada telefónica, charla informal a la hora del café...)?.

2. Si la reunión es imprescindible, piensa quién tiene que asistir.. Es inecesario llamar a todos, cuando se requiere la entrevista con 2 ó 3 personas. Si después de la reunión crees que algún punto de la misma le afecta a alguien que no convocaste, mándale un correo o un documento para que haga comentarios.

3. Al convocar la reunión, fija una hora de comienzo y una de fin.

4. Empieza a la hora convocada. Si la gente llega tarde pero ve que se les espera, siempre llegarán tarde. Si llegan tarde y ven que la reunión ya ha empezado, la próxima vez llegarán a su hora.

5. Finaliza a la hora programada. Si lo consigues es que has sabido prever la hora de finalización, de otro modo eres malo dirigiendo la reunió. Si acabas después de la hora que habías anunciado podrías estar perjudicando a algunos de los asistentes que podrían tener otras citas pendientes.

6. Si ves que alguno de los asistentes se enrolla demasiado o se sale de los temas a abordar, no dudes en cortar su exposición. Si tú has convocado la reunión eres el responsable de que acabe a la hora establecida.

7. Antes de finalizar la reunión haz un breve resumen con los acuerdos adoptados y las tareas a llevar a cabo por cada uno. Que todo el mundo lo tenga claro, evita las sorpresas.

8. En reuniones formales, lo antes posible, redacta un acta de lo tratado en la reunión y mándasela al resto de asistentes. Lo primero que haréis en la siguiente reunión será ver si alguien tiene algún comentario con respecto al acta.

A mi me funcionan, pero siempre evita las reuniones grandes. evitalas

Estas reglas estan inspiradas en el libro: Cómo tratar con gente difícil.

2 comentarios:

  1. Excelente blog y muy buen post, te felicito están muy bien planteados los puntos a seguir, los seguire en mis próximas reuniones, gracias por compartirlas con tus lectores.

    Un saludo.

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  2. Gracias por el comentario.

    Todos los dias, tratamos de mejorar el blog.

    ciao

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